تعدّ الرسالة الإلكترونية (الإيميل) وسيلة فعّالةً وسهلةً في التواصل، لا سيّما في الإطار المهني؛ إلا أن البعض يجهل أصول كتابة رسالة البريد الإلكتروني بحرفيّة ولياقة. لذا، تقدّم مدرّبة الإتيكيت المعاصر شريهان الدسوقي، القواعد المتعارف عليها في كتابة الرسائل الإلكترونيّة.
قواعد في كتابة الرسائل الإلكترونيّة
1 لا يُرسل أي “إيميل” من دون كتابة عنوان له، وذلك لأن العنوان يحفظ الرسالة الإلكترونيّة من الضياع.
2 من الهامّ التأكد من كتابة لقب المُرسل إليه قبل الاسم (الدكتور فلان، مثلًا، أو المهندس أو الأستاذ )، مع ضرورة مراجعة طريقة الكتابة الصحيحة لاسم المرسل إليه.
3 تحيّة المُرسل إليه، في بداية الرسالة، مع خاتمة تتضمّن كلمات رقيقة.
4 مراجعة الرسالة جيّدًا قبل الإرسال، وذلك للكشف عن أي أخطاء لغوية ونحوية، خصوصًا عندما تُفعّل خاصّية “التنبؤ” في الكتابة، ويدوّن النظام ما لم يرغب كاتب الرسالة به.
5 إذا كان الهدف من الرسالة هو طلب أمر ما من المرسل إليه، يُستحسن أن تسبق عبارة “من فضلك ذلك، فيليها الشكر المسبّق. أضف إلى ذلك، يجب التركيز على كتابة الطلب، بطريقة واضحةٍ ومباشرةٍ.
6 في حالة إرسال ملفّ كبير الحجم أو ملفّات عدة رفقة الرسالة، من الضروري القيام بضغطه(ا) لتصغير الحجم، حتّى لا يقضي المرسل إليه وقتًا طويلًا في تحميل الملفّ.
7 لا يُنصح بكتابة اسم مستعار في البريد الإلكتروني.
8 في أيّام المناسبات والأعياد، تُضاف عبارة “إجازة سعيدة” أو كلمات تليق بالمناسبة، فهذه العبارات البسيطة تخلق شيئًا من الودّ.
هامّ في إطار المراسلات المهنيّة
- لا مناصّ من الردّ على كلّ “إيميل” مهني، حتّى لو بكلمات بسيطة أو أي رد مناسب آخر، فلا يصحّ تجاهل المرسل.
- بعد الفراغ من أي اجتماع أو مكالمة عمل، تُرسل التفاصيل الهامة الواردة في الاتصال (والاجتماع) عبر البريد الإلكتروني حتّى توثق.
مدرّبة الإتيكيت المعاصر شريهان الدسوقي
